Taak- en functieomschrijving:
- Het verzorgen van secretariële en administratieve ondersteuning van de verloskundigen bij Verloskundigenpraktijk Hoogeveen en het ontvangen van cliënten en andere bezoekers.
- Er wordt gewerkt met verloskundig informatiesysteem Onatal en met echoprogramma Astraia.
- De praktijkassistenten ontvangen leiding van de praktijkhouders.
- Interne contacten; verloskundigen en collega assistenten.
- Externe contacten; praktijkassistenten van andere verloskundigenpraktijken en ziekenhuizen, verloskundigen van andere praktijken, gynaecologen, huisartsen, kinderartsen, kraamverzorgenden en leveranciers.
- Telefonisch spreekuur (nu elke doordeweekse dag van 12:00-13:30 uur); het behandelen en documenteren van binnenkomende telefoongesprekken met zo nodig doorverwijzing/overdracht naar de dienstdoende verloskundige of diegene die spreekuur heeft.
- Beheren van de praktijkagenda.
- Afsprakenplanning voor cliënten; maakt eerste- en eventueel vervolgafspraken, echoafspraken en instrueert cliënten over voorbereiding op de afspraken.
- In principe het eerste aanspreekpunt voor cliënten en beantwoordt vragen tav oa logistiek binnen de praktijk, verzekeringen, kraamzorg, zwangerschapscursussen etc.
- Onderhoudt contacten met ketenpartners, ziekenhuizen, kraamzorgcentra en huisartsen.
- Eventuele overige administratieve werkzaamheden tbv het spreekuur.
Algemene administratie:
- Beheert het archief.
- Afhandelen van nieuwe aanmeldingen; schrijft nieuwe cliënten in, zorgt voor juiste invoer van gegevens, BSN/COV check, versturen afspraakbevestiging met bijbehorende bijlagen etc.
- Voorbereiden van de spreekuren; voorbereiden van documenten, zoals bijvoorbeeld labformulieren, en indien nodig het regelen van een tolk.
- Maakt consulten en echo’s aan in Onatal en Astraia.
- Afhandelen en verwerken van inkomende post, email en zorgmail alsmede zorgdragen voor verzending uitgaande post.
Praktijkbeheer:
- Zorgt voor koffie en thee.
- Beheert het brochure- en foldermateriaal.
- Beheert de voorraad kantoor-, huishoudelijke- en verloskundige artikelen en besteld indien nodig (in overleg) nieuwe artikelen.
- Verricht lichte opruim- en schoonmaakwerkzaamheden.
- Zorgt voor een nette en representatieve wachtruimte en spreekkamer.
- Zorgt indien gevraagd voor sterilisatie van de instrumenten.
- Zorgt voor reiniging en controle autoclaaf.
Functie-eisen:
Kennis
- MBO werk- en denkniveau
- Affiniteit met verloskunde en bedrijfsvoering van verloskundigenpraktijk
- Kennis van automatisering (tekstverwerkingsprogramma’s, excell/mailing)
Vaardigheden
- Sociale vaardigheden (w.o. tactvol gedrag, luisteren, vriendelijk).
- Organisatorische vaardigheden (w.o. anticiperen, plannen, prioriteiten stellen, overzicht houden, initiatieven nemen).
- Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het behandelen van telefoongesprekken en correspondentie.
Persoonlijke eigenschappen
- Accuraat
- Dienstverlenende instelling
- Zelfstandig kunnen werken
- Praktisch
- Flexibel
Het gaat in eerste instantie om het vervangen van een zwangerschapsverlof, voor 18- 22 uur per week vanaf maart. Voorafgaand hieraan zal er in nader overleg een inwerkperiode zijn.
Na het beeindigen van het zwangerschapsverlof zijn we voornemens om een duobaan te creëren. Het betreft dan een dienstverband van ongeveer 11 uur per week, waarbij de assistenten vakanties en vrije dagen met elkaar afstemmen en elkaar vervangen op de vrije dagen, bij ziekte en in de vakanties.
Werklocatie:
Verloskundigenpraktijk Hoogeveen
Dr. G.H. Amshoffweg 1-4
7909 AA Hoogeveen
Sluitingstermijn sollicitatieprocedure; 14 november 2020.