Taak- en functieomschrijving:
- Het verzorgen van secretariële en administratieve ondersteuning van de verloskundigen bij Verloskundigenpraktijk Hoogeveen en het ontvangen van cliënten en andere bezoekers.
- Er wordt gewerkt met verloskundig informatiesysteem Onatal.
- De praktijkassistenten ontvangen leiding van de praktijkhouders.
- Interne contacten; verloskundigen en collega assistenten.
- Externe contacten; praktijkassistenten van andere verloskundigenpraktijken en ziekenhuizen, verloskundigen van andere praktijken, gynaecologen, huisartsen, kinderartsen, kraamverzorgenden en leveranciers.
- Telefonisch spreekuur (elke doordeweekse dag van 12:00 – 13:30 uur); het behandelen en documenteren van binnenkomende telefoongesprekken met zo nodig doorverwijzing/overdracht naar de (dienstdoende) verloskundige.
- Beheren van de praktijkagenda.
- Afsprakenplanning voor cliënten; maakt eerste- en eventueel vervolgafspraken, echoafspraken en instrueert cliënten over voorbereiding op de afspraken.
- In principe het eerste aanspreekpunt voor cliënten en beantwoordt vragen t.a.v. o.a. logistiek binnen de praktijk, verzekeringen, kraamzorg, zwangerschapscursussen, etc.
- Onderhoudt contacten met ketenpartners, ziekenhuizen, kraamzorgcentra en huisartsen.
- Eventuele overige administratieve en ondersteunende werkzaamheden t.b.v. het spreekuur.
Algemene administratie:
- Inschrijven en administratie bij nieuwe zwangerschap.
- Voorbereiden van de spreekuren.
- Afhandelen en verwerken van inkomende post, e-mail en zorgmail alsmede zorgdragen voor verzending uitgaande post.
Praktijkbeheer:
- Verzorgt koffie en thee.
- Beheert het brochure- en foldermateriaal.
- Beheert de voorraad kantoor-, huishoudelijke- en medische artikelen en bestelt indien nodig nieuwe artikelen.
- Verricht lichte opruim- en schoonmaakwerkzaamheden.
- Zorgt voor een nette en representatieve wachtruimte en spreekkamers.
- Zorgt indien gevraagd voor sterilisatie van de instrumenten.
Functie-eisen:
Kennis
- MBO 4 werk- en denkniveau
- Affiniteit met verloskunde en bedrijfsvoering van verloskundigenpraktijk
- Kennis van automatisering (Microsoft Office, e.d.)
Vaardigheden
- Sociale vaardigheden en spontane, gastvrije instelling.
- Organisatorische vaardigheden (w.o. anticiperen, plannen, prioriteiten stellen, overzicht houden, initiatieven nemen, multitasken en kunnen omgaan met onverwachte situaties).
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheid voor het behandelen van telefoongesprekken en correspondentie.
Persoonlijke eigenschappen
- Dienstverlenende instelling
- Zelfstandig kunnen werken
- Stressbestendig
- Multitasker
- Flexibel
Het betreft een duobaan met een dienstverband van ongeveer 11 uur per week, waarbij de assistentes vakanties en vrije dagen met elkaar afstemmen. Werkdagen: dinsdag en vrijdag van 08:30 – 14:30 uur (enige afwijking bespreekbaar).
Werklocatie:
Verloskundigenpraktijk Hoogeveen
Alteveerstraat 136
7907 AC Hoogeveen
Sluitingstermijn sollicitatieprocedure; 22 februari 2023.
